顧客情報の統合と業務効率化を実現　kintoneアプリと基幹システムのデータ連携課題を解決

事業部間の情報をつなぎ、直感的に使えるkintoneアプリの環境を構築

日比谷花壇様の事業内容について教えてください。

内山：当社は明治時代に庭園業からはじまり、戦後復興計画の一環として「平和と復興の象徴となるフラワーショップを、市民の憩いの場である公園に作ってほしい」という当時の東京都知事からの要請を受けて日比谷公園へ出店した歴史があります。
現在はフラワービジネスとして、街中のショップやECをはじめ、ウエディング、お別れの会を含む葬儀事業、BtoB向けの法人事業、さらに自治体の公園・植物園などの公共施設を管理運営する地域創生事業と、多岐にわたる事業を展開しています。

kintoneを導入した背景には、どのような課題があったのでしょうか。

内山：当社は多角的な事業を展開していることもあり、事業部ごとに個別のシステムでデータが管理されていました。商品のお届けや請求に必要なデータは蓄積されていたものの、事業部をまたいだ顧客情報の共有や、二次的なアプローチに活用しきれていなかったのです。
例えば、店頭でお花を購入されたお客様が当社のお花で結婚式を挙げられたり、法人のお祝い花をご利用された企業様がオフィス緑化も当社にお任せいただいていたりと、同じお客様が複数の事業部に関わることが多々あります。お客様への提案価値を最大化するためには、そうした部署ごとの接点を横断して把握することが不可欠でした。
そこでお客様の情報を統合管理することを目指し、全社方針としてkintoneの活用をスタートさせました。現在はデータ統合だけでなく、現場の業務効率化も含めたさまざまな用途でkintoneを活用しています。

kintone導入当初の状況はいかがでしたか。

内山：実は以前事業戦略推進室に異動した初日に「kintone を勉強してアプリを作成してほしい」と言われたのが始まりでした。社内に相談できる詳しい人がいなかったため、YouTube の解説動画などを見ながら独学で構築を進めていきました。
最初に取り組んだのが、法人のお客様情報の一元化です。国税庁の法人番号をキーにして各事業部のデータを紐づけ、1 つの画面で過去の購入履歴や他拠点の営業担当者によるコンタクト情報を把握できる基盤作りを進めました。

アプリを作成する上で課題はありましたか。

内山：一番の壁は、基幹システムへのデータ連携でした。当社の売上入力では、生花アレンジメントの代金や送料など、複数の項目が1レコード内にテーブル形式で存在します。データを基幹システムへ連携するには、このテーブル行を個別のレコードに分割して転送する必要がありました。
ところがkintone の標準機能ではテーブルデータの分割ができません。基幹システムと連携できなければ日々の業務が成り立たないため、当時は「kintoneの導入自体を諦めるしかないのか」と頭を抱えていました。

そこで「ATTAZoo＋」を導入し、売上データの分割・連携が実現したのですね。

内山：まさにそうです。売上データを連携できるプラグインを探しましたが、実現できる製品がなかなか見つかりませんでした。悩んでいたところたまたま見つけたのが、ATTAZoo＋の「テーブルデータ転送＋」※1 です。
「これならできる！」と目の前が明るくなりました。他にもATTAZoo＋では、検索補助や階層絞り込みなど便利な機能がパッケージとしてまとまっており、コストパフォーマンスも非常に優れています。プラグインをひとつひとつ契約する必要がないため、導入の申請がスムーズに通りました。

※1 サブテーブル内のデータを別レコードへ転送する機能

具体的にどのようなプラグイン機能を活用されていますか。

内山：テーブルデータ転送＋によって、kintone 上で入力した注文明細を転送先アプリにコピーして基幹システム側へ連携しており、請求や月ごとの部門別の売上集計にスムーズにつなげることができました。

また当社は事業ごと、営業案件ごとに商品が分かれているため、商品の数が膨大です。そのためドロップダウンの中から商品を選択するのに時間がかかっていました。「ドロップダウン階層絞り込み＋」※2 で大項目・中項目・小項目と段階的に絞り込めることで、入力ミスや商品を探す手間を削減することができています。商品の候補を絞り込めるプラグインをいろいろと探していたのですが、実はATTAZoo＋にすでにありました（笑）。
さらに、現場スタッフ向けには「簡易検索＋」※3 を導入しています。標準の検索機能に比べて直感的に対象データを絞り込めるため、マニュアルに頼らず現場に定着させることができました。

※2 アプリ内・マスタデータを階層化して絞り込みする機能
※3 レコード一覧画面から検索する機能

社内への定着や活用の推進について、どのような取り組みをされていますか。

内山：現場のスタッフに「使うと便利になる」「作業時間が短縮できる」と実感してもらうことを大切にしています。例えば本店の受注現場では、FAX で注文が大量に届いて手打ち入力に追われていました。そこでAI-OCRで読み込み、kintoneへ自動連携したところ、作業時間を約80％削減することができました。ペーパーレス化が進んだだけでなく、空いた時間を丁寧な電話フォローや顧客提案といった前向きな業務に充てられるようになり、kintone活用のモチベーションが向上しました。
また、社内勉強会を何度も開催してkintoneでできることを伝えていったところ、現在では各事業部門の実務担当者からアプリを作れるメンバーが4～5人に増えました。現場の課題に応じた内製化が自然と進んでいます。

今後の展望をお聞かせください。

内山：現在は法人のお客様のデータ統合が進みましたが、個人のお客様はまだ一元化しきれていません。今後は対象範囲を広げ、社内でより活用してもらえるようデータベースの精度を高めていきたいと考えています。
またCTI機能のプラグインにより電話の着信時にお客様情報がkintone上で自動起動する仕組みを構築しました。本店の受注窓口などでヘビーユーザーを中心に一部運用していますが、今後は対象のお客様を広げ、事業部をまたいで活用できるようにしていきたいです。
将来的には、AIの活用も視野に入れています。例えば現在も営業日報アプリを運用していますが、項目ごとに入力するのが現場の負担となっています。そこで自由入力のテキストからAIが案件ごとに判別・登録してくれるような仕組みを作っていきたいと考えています。

ＪＢＣＣに期待することについてお聞かせください。

内山：ATTAZoo＋には「日付計算＋」※4 や「郵便番号検索＋」※5 など、まだ使いこなせていない便利な機能がたくさんあります。プラグインの機能名だけではなく、「この機能を使えばこんな課題が解決できる」「こういうやりたいことが実現できる」といった具体的な活用シーンにフォーカスした発信を期待しています。
また、新機能の具体的な操作を学べる実演会や、ちょっとした疑問を気軽に聞けるオフラインの相談会などが開催されると嬉しいですね。こうした場を通じて他のユーザー様ともナレッジを共有し、互いに活用の幅を広げていけたらと考えています。

※4 日付をもとに期間や期日などを自動計算する機能
※5 郵便番号から住所情報を取得しフィールドへ自動反映する機能

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【ATTAZoo＋導入事例】株式会社日比谷花壇 様

「kintone」と「ATTAZoo＋」を導入し、顧客データの統合や基幹システムとの連携で、業務効率化を実現。現場主導の改善と内製化を推進。

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