食のインフラを支える情報基盤にGaroonとATTAZoo G for Zoom予約を採用　スケジュール登録からZoom予約までの煩雑な作業を自動化

フクシマガリレイ様の事業概要をお聞かせください。

河田：当社は、業務用の冷凍冷蔵庫・冷凍冷蔵ショーケースを主力とする製造メーカーとして事業を展開してきました。近年はガリレイグループの仲間が増え、「食の安全を守る」という使命はそのままに、一次産業の川上である生産・収穫の現場から、冷凍冷蔵輸送、低温保管を経て、飲食店や小売店に至るまで、コールドチェーン全体を一気通貫で担うグループとして事業領域を拡大しています。また、これまでの主要市場は国内企業が中心でしたが、近年は国内で培ったコールドチェーンの知見を強みに、グローバル展開も積極的に進めています。

今回、「ATTAZoo G for Zoom予約」を導入いただきました。この製品はGaroonとZoomを連携する機能ですが、Garoonを導入した背景をお聞かせください。

河田：Garoonを導入する前は、他社製のオンプレミスのグループウェアを利用していました。当社は現在従業員が約2000 人いますが、そのうちの5割弱が営業担当者、施工管理者、アフターメンテナンス担当者で、主に社外で仕事をしています。そうした従業員がオンプレミスのグループウェアを利用するには、社内に戻らなければなりません。そこで、どこでも同じように仕事ができる環境を整備するため、クラウドのグループウェアを検討しました。

Garoonを選択した決め手をお聞かせください。

ファイルが大量にあるため、入社してから日が浅い社員にとっては欲しい情報が探しにくいという問題がありました。この点について他のソリューションも含めて検証したところ、Garoonが最も良い検索結果を返しました。
2つ目は、API で他システムと柔軟な連携ができる点です。当社は経費精算や見積承認など、複数のワークフローのシステムがあり、従来のグループウェアでは、それぞれの承認状況を一元的に確認できるようになっていました。こうした他システムとの連携を実現できるのは、SaaS 製品でGaroon以外にはありませんでした。
3 つ目がスマホアプリの操作性が良い点です。社外で仕事をする社員にはスマートフォンやタブレットを持たせているため、小さな画面でも見やすく使いやすいと業務の効率が上がります。Garoonにはスマホアプリが用意されており、ブラウザよりも操作性が高いと評価しました。

Garoonを導入する上で、「ATTAZoo G for Zoom予約」に注目した理由をお聞かせください。

RPA で実装していたのは、スケジュール登録したタイミングで、Zoomの予約を行い、会議URL を利用者にメールで通知する、という一連のプロセスの自動化です。当初はGaroonの導入に伴いRPA を作り直すことも考えたのですが、ＪＢＣＣに相談したところ、ATTAZoo G for Zoom予約で同じことが実現できるという提案があったため、検証することになりました。

ATTAZoo G for Zoom予約のどのような点を評価されたのでしょうか。

池田：RPA を使っていた際は、10 分に1 回の間隔で処理していたため、スケジュールとZoomを予約した後に、利用者へ通知が来るまでにタイムラグがありました。ATTAZoo G for Zoom予約を利用すれば、一連のプロセスがすぐに自動で実行されるのが魅力でした。またRPA の場合、自動処理の内容がブラックボックスになってしまう傾向があります。こうした属人化の問題も解決されると考えました。

導入してどのような効果がありましたか。

池田：Zoom予約のタイムラグが解消されたのが大きな効果だと思います。
通常は問題ないのですが、例えば緊急で打ち合わせをしたい場合に、会議URL がわかるまでに時間がかかってしまい、利用者が焦ってしまうこともありました。また予約を早い段階で行った場合、会議URL がメールでしか通知されていないため、過去のメールを遡って探す必要がありました。
現在は会議URL がタイムラグなくスケジュールに登録されるため、このような問題は解消されています。

ＪＢＣＣのサポートについてどのように評価されていますか。

河田：Garoonを導入する際、過去の通知やファイルライブラリを移行する必要があります。従来のグループウェアからデータを移行するには、まずオンプレミスのGaroonに移行し、次にクラウドのGaroonに移行するという二段階の処理が必要です。従来のグループウェアからオンプレミスのGaroonにデータを移行するのは当社の担当だったのですが、一部データが欠損してしまうなど、なかなかうまく行きませんでした。当社は過去数回グループウェアのデータ移行を経験し、その都度大変な苦労をしたのですが、今回はＪＢＣＣのサポートによって乗り越えられました。ＪＢＣＣはGaroonの導入実績が豊富で、移行にも知見を持っていたため、非常に助けられました。

今後、Garoonをどのように活用したいと考えていますか。

河田：Garoonでできることは想像以上に多く、まだ使いこなせていない部分もあると感じています。例えば、特定のテーマについて様々な人がディスカッションする際に、スペースやメッセージを活用するなど、Garoonの機能を活用し、社内のコミュニケーションを活性化する仕組みを作りたいと考えています。通知を一方通行で発信するだけでなく使い方を進化させ、双方向のコミュニケーションツールとして活用していきたいと考えています。

ＪＢＣＣに期待することについてお聞かせください。

池田：現在すでに情報システムのさまざまな領域で提案をいただいています。
当社に合うものがあれば検討していきたいので、引き続きよろしくお願いします。
河田：今後はGaroonをさらに使いこなすために、他の企業がどのように活用しているのかを知りたいと考えています。ユーザー会があればぜひ参加したいと思います。

貴重なお話をありがとうございました。

【GaroonとATTAZoo G for Zoom導入事例】フクシマガリレイ株式会社 様

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