Dropbox 全社導入で情報共有基盤の確立

ナカ工業様の事業内容についてお聞かせください。

白石： 当社は1932 年に札幌で創業し、2022 年に創業90 周年を迎えました。誰もが安心・安全に暮らせるよう、生活の中での不安や困りごとを解決したいという思いから" やさしさと安心" をコンセプトに建材製品の開発や改良に取り組んでいます。

例えば病院や多目的トイレなどで使用される手すりには抗菌・抗ウイルス効果のあるものを、またサステナブルな社会の実現に向けて業界で初めてバイオマスプラスチックを使用した手すりも開発しました。
最近注目されている「UD エスケープ」という避難機器は、集合住宅に設置される従来のはしごタイプの避難器具を使用できなかった高齢者やお子様が、ペダルを踏むだけで下の階に避難できる今まで世の中に無かった製品となっています。

情報システム課では、現在どのようなことに取り組まれているのでしょうか。

安宅： 社内全体の業務の効率化に向けて情報共有の在り方を見直し、情報やサービスへのアクセスのしやすい環境を目指して取り組んでいます。
基幹システムについては情報システム課で管理していますが、付随する情報に関しては各部署でファイルサーバーとしてNAS で管理していました。
ファイルサーバーについては課題が多く、最初に見直したいと考えていました。当時ＪＢＣＣにもいろいろな相談に乗ってもらっていた矢先にコロナ禍となり、オンラインストレージ導入が急遽具体化したという経緯があります。

Dropbox の導入について、どのような目的があったのでしょうか。

安宅： 部署単位でNAS を管理しているため、部署間での情報共有が迅速にできないという問題がありました。また施工部門では打ち合わせや職人手配などで外出することが多いのですが、その際に持っていく図面の準備に時間がかかっていました。当時、図面のデータは外部からアクセスできないため、外出する際は印刷するかファイルをPDF に変換して端末にコピーしなければなりません。どの図面が最新かを確認する手間や印刷およびPDF に変換する手間、端末にコピーする際に工事内容ごとに分類する手間は相当なものでした。

菅野： 部署ごとに管理者を置いていたのですが、部署によってはバックアップの設定がされていなかったり、世代管理ができていなかったりという問題がありました。障害が発生すると情報システム課に問い合わせがきて対応するのですが、バックアップの設定に誤りがあって対応できないこともあったほどです。問題が発生した際の対応をファイルサーバーごとにしなければならないため、情報システム課の作業もかなりの負荷でした。

検討した製品についてお聞かせください。

安宅： 以前からＪＢＣＣにはDXの一環としてオンラインストレージ導入について相談をしていました。導入検討が具体化した中で、提供を受けたファイルサーバーワークショップの中で、Dropbox を中心に製造業や建設業向けの選定ポイントに加えて、当社の思いや目的に沿った提案がありました。

Dropbox を選定した決め手をお聞かせください。

安宅： シンプルな運用したいという思いが強かったので、細かく柔軟に設定できるBox よりも、なるべく利用者がストレスなく使用できると感じたDropbox を選びました。何よりDropbox は差分同期のパフォーマンスが圧倒的でした。

使ってもらうための仕組み作りで導入がスムーズに

導入で苦労はありましたか。

白石： Dropbox へのデータ移行の注意点として、フォルダごとに順次移行していくというように段階的に移行した方がスムーズだと思います。当社の業務の特性上、図面データなど容量が大きなファイルが大量にあるため、データ移行やファイル同期を一斉に行うと、ネットワークやデバイスに負荷がかかってしまうため、大量のデータを一気に移行する場合は、情報システム課が休日に対応いたしました。

導入後の効果についてお聞かせください。

白石： 施工部門の業務は大幅に効率化できていると感じます。業務で手放せないシステムになりました。あらかじめ端末にダウンロードしてしまえば、インターネットが接続できない環境でもファイルを操作できるため、重宝しています。図面のCAD ファイルは専用ソフトを起動せずにDropbox 上でプレビューできる機能も好評です。
また、情報システム課で一元管理できるようになり、バックアップや世代管理もされるため、運用・管理が大変楽になりました。

菅野： 今では役員が自らフォルダ共有の設定をして、情報共有しています。簡単にデータ共有できるようになったことに加え、スマートフォンやiPad からもすぐにデータを参照できるので、情報共有のスピードは以前と比べ、はるかに上がりました。

ＪＢＣＣのサポートについてご感想をお聞かせください。

安宅： システム全般において、いつも相談に乗ってもらっています。導入の際もJBCC がDropbox のサポート担当者を手配してくれました。
Dropbox にはドキュメントを共同編集するDropbox Paper という機能がありますが、現在はその中のチャットを用いて、Dropbox のサポート担当者との相談や、情報提供を受けています。JBCC は導入から運用までスムーズに導入できるように尽力してくれました。

今後取り組んでいきたいことはありますか。

白石： Dropbox に関しては、こちらから特に働きかけをしなくても、社員がどんどん活用してくれています。実際に「こんなことはできないか？」という問い合わせがたくさん来ています。情報システム課としては、今後はDropbox Paper の全社展開も視野に入れて、取引先や海外拠点との情報共有を強化する仕組み作りを検討していきます。

本日は貴重なお話しをありがとうございました。

DX の第一歩として建設施工現場や部署間での情報共有を実現

ＪＢＣＣ独自のワークショップを活用し、最適なクラウド・ストレージを選定

資料をダウンロードする

ファイルサーバーワークショップ

ＪＢＣＣでは現在オンラインストレージを活用しており、そのノウハウをお客様へ提供するワークショップを展開しています。マルチベンダーなので、セキュリティ対策も含めたお客様のご要望に合わせた最適なサービスの提案が可能です。まずはお気軽にワークショップにお申し込みください。

詳細を見る

Dropbox

Dropbox では、チームのすべてのコンテンツを1 か所にまとめることができます。使い慣れたツールを利用しつつ、ファイルをすっきり整理できるので、重要なファイルが見つかりやすくなります。

詳しく見る

Dropboxの無料トライアルは、下記よりお申し込みください。

※SB C&S株式会社のページに遷移します

おすすめの関連記事

ファイルサーバーをオンラインストレージに移行するメリット・デメリットとは？選び方もご紹介

ファイルサーバーが抱える問題の多くは、オンラインストレージへの移行で解決できます。物理サーバーの代わりにオンラインストレージを活用するメリットや、デメリットとその対策、自社に適したサービスの選び方などを紹介します。

詳細を見る