Dropbox（ドロップボックス）とは？料金プランや使い方、注意点などを解説

コロナ禍によってテレワークが普及し、オンプレミスのファイルサーバーやNAS（Network Attached Storage）から、クラウドストレージへ乗り換える企業も増えてきました。米国のDropbox（ドロップボックス）もそんなクラウドストレージの1つです。日本語版は2011年にリリースされ、2023年4月時点で、グローバルで7億を超えるユーザーに利用されています。

本記事ではDropboxの概要や、くわしい機能、料金プラン、検討するうえでの注意点などについてわかりやすく解説します。

DropboxはアメリカのDropbox, Inc.が提供するクラウドストレージサービス（オンラインストレージサービス）です。主な機能としては以下の5つが挙げられます。

このように、Dropboxはファイル共有に限らず電子署名やバックアップ、コラボレーション機能といった、企業活動を効率化する様々な機能が付随しています。無料プランも提供されており、最大2GBまで利用可能です。このような豊富な機能を背景に、Dropboxは世界中の企業で利活用が進んでいます。

Dropboxの機能について詳しく説明していきます。

ファイル共有

Dropboxにアップロードしたファイルは、アカウントを持っていない人に対しても閲覧可能なリンクを発行できます。Dropboxではこのようなファイル共有を柔軟かつセキュアに行うための機能が充実しています。

ファイル管理

Dropboxのファイル管理は、階層構造のフォルダを作成して行います。ファイルに対して変更が行われると、ファイルが共有されているすべてのデバイスに対してリアルタイムに同期が行われます。また、デスクトップアプリを利用することで、端末内にクラウド上のフォルダ・ファイルを同期して、オフラインアクセスすることも可能です。反対に端末のHDD容量を節約したい場合は、オフラインアクセスをオフにしてクラウド上でのみファイルの管理共有を行います。

コラボレーション

Dropboxでは業務活用を推進するためのコラボレーション機能が豊富に提供されています。

セキュリティ

電子署名

電子署名はDropboxユーザーであれば誰でも利用可能な機能です。DropboxにアップロードされたWordやPDFファイルの特定の箇所に対して、電子署名を依頼するワークフローを作成できます。自身での署名は無制限に行える一方、他者への署名依頼を月に3回以上行う場合、Dropbox Signの有償契約が必要になる点に注意が必要です。

サポート

Dropboxではプラン毎にサポート内容が異なります。企業向けのStandard / Advancedプランではメール・ライブチャットでのサポートに加えて、営業時間内の電話でのサポートを受けられます。

Dropboxでは個人向けも含め7つのプランが用意されており、企業向けにはStandard / Advanced / Enterpriseの3つのプランが提供されています。契約は月単位と年単位のプランとなっており、年単位の場合、月単位よりも20%安い料金でサービスが利用できます。

ナカ工業株式会社：Dropbox導入で業務効率化に成功

ナカ工業様は手すりや階段すべり止めをはじめとした避難器具やOAフロアなど建築金物の造、販売、施工を手掛ける企業です。元々部署単位でNASを用いたファイル管理を行なっていました。しかし、外出先からのアクセス制限や、バックアップやバージョン管理ができていないという課題を抱えていました。そこにDropboxを導入したことで、情報共有のスピードが大幅に上がっただけでなく、外出時の図面準備や世代管理にかかる工数が大きく削減されました。Dropboxは機能がシンプルかつ、ファイルの同期にかかる時間が短い点が導入の決め手となっています。

【関連記事】導入事例【ナカ工業株式会社 様】Dropbox 全社導入で情報共有基盤の確立

Dropbox導入によって、業務効率化や生産性向上、テレワーク対応が期待できますが、場合によっては自社のニーズに沿わない可能性も考えられます。以下ではDropbox導入にあたっての注意点を紹介します。

ユーザーあたりの課金である

Dropboxはユーザー単位での課金形態です。利用している容量は少なくても、利用するユーザーが多くて、割高になってしまう可能性も考えられます。クラウドストレージには容量単位での課金サービスもあるので、ユーザー単位での課金でコストパフォーマンスが十分かどうか比較検討を行いましょう。

データのセキュリティ

ビジネス版Dropboxは、セキュリティ機能が充実しているため、個人版Dropboxよりも安全にデータを管理できますが、それでもデータのセキュリティには十分注意する必要があります。例えば、社内だけでなく社外も含めた共有範囲をどこまで許可するのか？また、その際のフォルダ設計はどのような構成にするのが最適なのか？機密性の高いビジネスデータを扱う以上注意が必要です。

データの移行に関して

Dropboxをファイルサーバーとして検討する企業は多いですが、その際に問題になってくるのがデータ移行です。既存のファイルサーバーに大量のデータがあればあるほど、移行には時間がかかります。また、既存のファイルサーバーで設定していたアクセス権なども関係するため、どのような準備をしてデータ移行を進めるべきなのか注意が必要です。

ファイルサーバーやクラウドストレージを検討するにあたって、考慮するべき3つのポイントを紹介します。

目的や使い道を明確にする

検討にあたってクラウドストレージの具体的な利用用途や利用環境を洗い出しましょう。

上記のような利用ニーズは社内でも部署やチームによって大きく異なります。またこれらの利用ニーズは事業状況によっても日々変化するものです。できる限り将来の変化を考慮しつつ、利用目的に合わせて必要となる機能を検討しましょう。

現状を把握する

ファイルサーバーの新規導入にあたっては既に導入済みのファイルサーバーの現状把握が欠かせません。稼働中のサーバー台数やNASの有無、ファイルの総容量など、現状のファイルサーバーの利用状況を詳細に調査しましょう。クラウドストレージの導入にあたっては、稼働中のサーバーからのデータ転送や、容量削減の検討も並行して行います。

目的を達成するための要件を絞り込む

ファイルサーバーの現状と導入の目的を明確にした後、ファイルサーバー導入の要件を具体的に絞り込んでいきます。導入時期、ユーザー数、稼働中のファイルサーバーから転送を行うデータ、認証方式などを決めた上で全体の予算を確定し、導入準備を進めましょう。

Dropboxは世界中で多くの企業に導入されており、利便性の高いクラウドストレージです。しかし、いかに優れたツールであっても自社にあったものでないとうまく活用しきれません。

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コラボレーションエバンジェリスト　齊藤　晃介　が担当します。

経歴
2000年入社～現在。旧ＪＢＣＣブランド「俺のクラウド」企画メンバー。
現在はコラボレーションエバンジェリストとして社内外で活動中。ワークショップ等で数多くのファシリテーターを担当。
資格
Dropbox Certified Seller認定
Box Japan Certified Sales認定
AWSソリューションアーキテクト
CompTIA Network+
CompTIA Server+ Certification

以下のページで動画付きで解説していますので、ぜひご覧ください。

コラボレーションエバンジェリストが語る「ファイルサーバーの選び方」とは？

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