働き手不足による業務効率の向上やテレワークへの移行など、企業内部の改革が迫られている昨今。環境が変わった今、どのようにすれば業務をスムーズに行えるかは、企業にとって悩みの種なのではないでしょうか。そこでおすすめの方法が「帳票の電子化」です。今回は帳票電子化のメリットについて、ご紹介します。
 |
目次 |
紙の帳票管理の問題点とは
古くからの慣例や取引先のシステムなどの問題で、紙の帳票を使わざるを得ないという企業は多くあります。しかし紙の帳票には、以下のようなデメリットがあります。
紙業務があるため出社する必要があり、テレワークができない
新型コロナウイルス感染拡大のために、テレワークを導入したいという企業が増えています。しかし一方で「請求書や注文書など、大切な帳票は自宅に持ち帰れない」「ハンコを押すために結局出社しないといけない」など、紙業務のせいでテレワークができないという企業も多いのではないでしょうか。
紙業務をメインとしていると、上記のような理由でなかなかテレワークが進みません。せっかく導入しても「紙の帳票を見るために会社に行かなければならない」ということになり「勤務時間の削減」「感染リスクの低下」といったテレワークのメリットを活かしきれなくなってしまいます。
コストがかかる
紙の帳票は、コストがかかることも問題視されています。例えば紙で請求書を作るとしたら、まずは印刷のための紙代、印刷費がかかります。それを取引先に郵送する際の封筒代や郵送費、さらには封緘の人件費も必要です。1件や2件程度なら良いですが、数が多くなればなるほど重労働となり、コストも嵩みます。
ミスの確率が高い
紙の帳票は、ミスをする確率が高いこともデメリットとして挙げられます。手書きの場合は記載の間違いや筆跡による誤読なども考えられます。また、書き直すにしてもスペースがなくて直しがきかず、一から作り直しになることもあるでしょう。
たとえパソコンなどで出力した帳票を使ったとしても、今度は送付のミスが考えられます。封筒に入れる帳票を間違えて別の企業に送ってしまった、FAXの番号を間違えた、などはありがちなミスです。特に送付先が多く、送付手段が取引先によって違っているとミスが多くなるでしょう。
物理的な場所の確保が必要
紙の帳票は、保管する場所が必要です。しかもある程度の期間保管する必要があるため、どんどん帳票が増えていき、年月と共に帳票が事務所を圧迫していくことも珍しくありません。
また紙の帳票は基本的に誰でも見られるため、セキュリティの問題も発生します。加えて「この帳票を確認したい」と思ったときに、膨大な紙の中から1枚の帳票を手探りで探し出さなければなりません。閲覧するにも時間がかかります。
帳票を電子化するメリットは？
帳票を電子化することで、先述した紙の帳票の問題は解決されます。ここからは帳票を電子化するメリットを5つ、ご紹介します。
テレワーク率向上
帳票を電子化することで、テレワーク率が向上します。これまでは帳票を確認したり、捺印したりするために会社に出社する必要がありましたが、帳票が電子化されればどこにいても帳票の作成や配信、確認ができるため、出社の必要がありません。テレワークのメリットである「勤務時間の削減」「感染リスクの低下」を最大限に活かせるでしょう。
コスト削減
帳票の電子化はコスト削減にも効果的です。帳票を電子化すると、これまでかかっていた紙代や印刷費などの費用が発生しません。また紙でのやり取りがなくなれば、封緘にかかっていた人件費も削減できます。
加えて、保管場所も必要ありせん。そのため大量の帳票を置いておくための倉庫などを借りる必要もなく、事務所の中もすっきりするでしょう。
業務の効率化
帳票を電子化することで、業務の効率化にも繋がります。基本的に帳票電子システムが用意しているフォーマットに必要項目を入力するだけのため、作業時間が短縮されるでしょう。検索も簡単にできるため、帳票を探す手間も省けます。
また電子化されれば、取引先にはメールで帳票を送ることになるため、封緘が必要ありません。事務の負担が減ることで、人的リソースを本当に必要な場所で使えるようになります。
タイムリーな情報共有
タイムリーな情報共有ができることも、帳票電子化のメリットです。紙の帳票の場合、誰かが見ている間は他の人が見られませんし、他の人にわたるまでにタイムラグが発生します。
しかし電子化された帳票はシステム上に保管されているため、複数人が同時に閲覧することが可能です。また相手に届くまでにタイムラグもなく「見たい」と思ったときにいつでも見られます。
セキュリティ強化
紙の帳票の場合、保管されている部屋や倉庫などに鍵をかけることは可能ですが、閲覧する人物を限定することはできません。そのため、紛失や盗難などのリスクがあります。
一方で電子帳票はシステム上にあるため、紛失や盗難といったリスクは低いです。またユーザーごとに権限を制御できるため、帳票を閲覧できる人物を限定することで、より強固に情報を守ることも可能です。
帳票電子化の事例（JBグループ）
ここからはＪＢグループの帳票電子化の事例を2つ、ご紹介します。
■帳票の電子化を進めるための準備
JBグループのC&Cビジネスサービスは、ＪＢＣＣホールディングスの人事や経理財務などを担当する企業です。その中でも業務センターは、請求書や注文書などの紙を扱う仕事が多く、2018年から業務の効率化を図るために「業務の棚卸し」を行ってきました。
具体的には自身の行っている業務を洗い出し、それにどのくらいの工数がかかっているのか、定型か非定型か、業務難易度はどうかなどを書き出していきます。とりわけ重視したのが「紙を使用した業務か」。ここに注目して、デジタル化できる作業かを検討しました。
事例①
1つ目の事例は「納期回答」と「請求書」業務のデジタル化です。これまで業務センターでは、FAXや郵送でいただく紙の帳票をスタッフが見ながら基幹システムと照らし合わせたり、手入力を行ったりしていました。しかし1ヶ月にいただく請求書の数は膨大で、全ての請求書の封を開け、1枚1枚手入力していくのは非常に手間がかかります。
そこで納期回答や請求書を自動でPDF化し、基幹システムに反映されるシステムを導入。スタッフの仕事は、入力された内容が正しいかを確認してボタンを押すだけになりました。
これによって月約100時間の工数削減に成功。電子化することで紙の削減にもなり、テレワークも可能になりました。
事例②
2つ目の事例は、お客様にお送りする「請求書」のデジタル化です。これまではオフィスで作ったものを印刷し封緘、郵便料金を計算して切手を貼り、郵便局に持ち込むという流れでした。これを月に約7,000枚強行っていました。
この手間を減らすため業務センターではデジタル業務ソリューション「おまかせ請求」を導入。それにより、お客様は手元に紙の請求書が届くのを待つ必要がなく、また万一紛失してもすぐに再発行できるようになりました。
おまかせ請求にはお客様に登録をしていただく必要があり、導入当初は受け入れてもらえるのかという不安もありました。しかし、電子帳簿保存法改正とテレワークが追い風となり、2020年6月時点で47％のお客様が採用してくださっています。
【関連事例】ＪＢＣＣホールディングス株式会社（ＪＢグループ） 請求業務ペーパーレス化と業務改善の基盤づくりに成功
効率よく帳票を電子化するならデジタル業務ソリューション「おまかせ請求」
業務センターでも利用した「おまかせ請求」は、帳票の電子化に最適のサービスです。作成した帳票や取引先ごとの情報を登録すると、取引先ごとにマイページが作られます。取引先はマイページで自由に請求書や納品書などの閲覧・再発行が可能です。
これにより大幅な作業時間の短縮になるだけでなく、自社のコスト削減やタイムリーな情報共有、働き方改革にも繋がります。
また、請求書以外にも、取引先とやり取りしている帳票があれば、おまかせ請求の機能を拡張して利用することも可能です。そのため、請求業務特化型ではなく、１つの帳票プラットフォームとしてテレワークを推進するツールとなるでしょう。
ＪＢＣＣが提供するデジタル業務ソリューション「おまかせ請求」については詳細はこちら↓
まとめ
帳票を電子化することで、今の時代に合った企業作りに繋がります。より効率的な電子化を望むなら、ＪＢＣＣに一度ご相談ください。
ＪＢＣＣでは、電子化を進める上でこんなお悩みを持つ方へ「電子化（配信・保管）ワークショップ」をご用意しています。
- 紙が多く、どこから電子化を勧めればよいか分からない
- どの業務にどんな課題があるか整理出来ていない
- 電子帳簿保存法に対応した進め方が分からない
電子化ワークショップ
 |
電子化ワークショップでは、電子配信と電子保管にフォーカスし、お客様の現状把握と課題を確認。最新の電帳法の改正ポイントや支援するサービスのご紹介も合わせて、どのように進めていけばよいかご支援いたします。 |
 |
ＪＢＣＣ株式会社ＪＢＣＣ株式会社は、企業のデジタル・トランスフォーメーション（DX）を支援する総合ITサービス企業です。クラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛けており、クラウド 2,150社、超高速開発による基幹システム構築 440社、セキュリティ 1,100社の実績があります。 |
