ＪＢＣＣグループ kintone×楽楽精算で経理財務部門DX化事例｜約2,000人分の「紙で精算」を一掃し、完全リモートワークを実現

コロナ禍で突然始まったリモートワークに、2023年10月1日から始まるインボイス制度、そして2024年1月1日から始まる改正電子帳簿保存法（電帳法）ーー。経理財務ほど、職場環境の変化や、法改正の荒波に影響される部門はないかもしれません。

ＪＢＣＣグループの経理財務部門は、約2,000人もの社員の精算業務を「楽楽精算」と「kintone（キントーン）」を活用して一気にペーパーレス化＆完全リモートワーク化に成功しました。ツール導入直後の大混乱と社内からの問い合わせの嵐をチーム一丸となって乗り越え、2022年の社員満足度は昨対比10ポイントアップという快挙を達成。来る法改正を迎え撃つ準備を進めている経理財務部門メンバーに話しを聞きました。

ＪＢＣＣグループの経理財務部門DX化のきっかけは大きく分けて3つありました。

• 電帳法改正への対応
• コロナ禍による出社停止
• オフィス移転プロジェクト

2024年元旦から運用開始予定の改正電帳法によって、これまで紙とハンコで対応していた領収書・請求書・注文書から、仕訳帳、総勘定元帳まで、すべての帳票をシステム上に電子データとして保管することになります。そのため数年前から、部長の平英樹さん率いる経理財務部門では、クラウド経費精算システム​​導入の検討を進めていました。導入前の様子を、メンバーの斉藤将太さんはこう振り返ります。

斉藤：「私が担当する経理や法人税の申告などの決算にまつわる業務は以前、すべて紙ベースでした。書類を印刷し、部長に捺印してもらい、ファイリングして処理完了。四半期ごとの決算業務はそうして毎回神経をすり減らしながらやってきたので、その元となる精算業務を全部ペーパーレス化するのは並大抵のことではないな、と思っていました。」

ツールを比較検討した結果、グループ全体で約2,000人ものアカウントの精算業務を管理するには、コスト面で「楽楽精算」がベストという結論に至りました。しかし導入準備を始めてすぐ、経理財務部門は壁にぶつかることに...。監査法人に提示した電子化後の会計フローが、ダメ出しを受けてしまったのです。

監査法人とのやり取りを担当していた高山直久さんは、頭を抱えたといいます。

高山：「監査法人からは『その仕組みだともし電子化された証憑に誤りがあった場合、該当書類だけでなく、他の証憑の紙原本を提出依頼することになりますのでハイリスクです』とだけで、改善方法は教えてもらえませんでした。そんな時オフィス移転プロジェクトの視察で、斉藤と一緒に、ペーパーレス化をすでに達成していた他社さんを訪問する機会がありました。

経理の方に監査法人からの指摘内容を相談すると、大きなヒントをいただけたのです。要は領収書などの帳票がきちんと保管されているかの『内部統制』が課題だったんだと目からウロコが落ち、さっそく部長に報告しました。」

平：「これまでの社内精算では領収書の現物を提出していましたが、電子化以降は写真データになります。以前使った領収書をもう一度写真に撮って、データを使い回す不正をどう防ぐかが鍵とのことでした。そこで、同じ日付、同じ金額、同じ申請者の申請を弾くことができるよう、2カ月ごとのチェック体制を整えて監査法人に再度申請し、承認を得ることができました。」

この承認が下りたことで、ＪＢＣＣグループの電子化は一気に加速します。まず斉藤さんがすでに社内で活用されていたkintoneを使って、決算・支払い処理のシステムを作り上げました。しかし、ITに詳しくない経理財務担当者が、たった一人でアプリを構築できるものでしょうか？

斉藤：「はい、できます。kintoneの使い方はGoogle検索で大量に見つかりますし、提供元であるサイボウズさんのサイトからも簡単なマニュアルがダウンロードできます。弊社はkintoneの代理店でもあるので、社内の詳しい社員に細かな設定を質問したこともありましたが、基本的にそれほど難しいとは感じませんでした。」

高山：「斉藤の作ってくれた決算・支払い処理システムで、その案件をいつ、どの上長が承認したのか、ログが残ります。導入後はどんどん『出社して捺印』という作業が減り、各子会社のキャッシュの状況をチェックする資金繰りの資料を作るような時も、場所を選ばない働き方が可能になってきました。」

さらに急速なペーパーレス化を推し進めたのが、コロナで緊急事態宣言が発令されたことでした。

平：「グループ全体に出社禁止令が出たので、一気に背中を押された形で、DXを急ぎました。コロナが始まる前から業務DXに力を入れてきた準備があった上で、いよいよ全社的に『楽楽精算』に切り替えることにしたのです。」

導入前に経理財務部門でテストを行い、問題点はほぼない状態にまで準備をしてきたはずでした。全社員に数回にわたって説明会を実施し、参加できなかった社員には録画配信もしました。ところがいざ導入の日を迎えると、予想以上の大混乱！部署は問い合わせ対応に忙殺されることになったのです。原因は何だったのでしょう？

高山：「以前使っていた経費精算システムは弊社仕様にカスタマイズされていて、入力の手間が省けた項目が多かったんですよね。楽楽精算を導入したら、入力項目が一気に増えたように感じて混乱してしまったケースが多く見られました。また出張の日当計算など、弊社独自ルールの精算方法を楽楽精算でどう入力すればいいかわからないという質問も多かったです。」

平：「実は導入前から、部署の全メンバーをチームに振り分け、問い合わせ対応に備えていました。たとえば

• 一つ一つ投げられた課題を解消していくタスクチーム
• 問い合わせ内容の傾向を精査してマニュアルを作るチーム
• 回答を掲示板に書き入れ、周知するチーム

などです。

しかし実際は、私たちが想定できていなかった疑問点が社員から相次ぎ、回答に時間を要しました。その結果、2021年社員満足度調査では、社内精算に関する満足度が目に見えて下がってしまったのです...。『これはまずい。経理財務の存在価値がなくなってしまう』という危機感が募りました。すぐ社員満足度を回復させる専門組織「満足度グループ」を立ち上げて、原因を分析することにしたのです。さらに社員の問い合わせはすべてkintoneに集約してもらい、「プロセス管理」の機能を活用して応対品質を上げるフローを構築しました。

このシステム上で

• 「どこの子会社の誰からどんな質問を受けたのか」
• 「問い合わせから何分以内に誰がどう回答したか」
• 「よくある間違いをどう集積し、周知につなげたか」

が共有・可視化された結果、応対品質や回答スピードは改善していきました。それを元に『掲示板の上下にもチャット機能をつける』『その季節にありがちな精算業務の手順を、先回りして掲示板で告知しておく』など、次の一手がどんどん生まれる好循環が生まれたのです。」

部署が試行錯誤を繰り返していた頃、経理財務部門に新メンバーとして入社したのが井上直子さんでした。最初に任されたのが楽楽精算の承認業務と問い合わせ対応。そして電帳法に基づき2カ月ごとに提出が求められる、サンプル抽出の依頼を各部署にかける業務でした。必要な領収書精算データのサンプルは週に20件ほど。対象部署をランダムで選んで、期限を伝え、提出を促す業務です。

井上：「最初はExcelとメールを使って依頼業務を管理してたのですが、入力に工数がかかる上、メールの宛名を間違えてしまうこともあったんです。そこで、こちらもkintoneのプロセス管理＋連携サービスの「kMailer（ケーメーラー）」を使って一元管理するフローを構築したところ、手間やミスが減りました」

こうして18人全員で努力を続けた1年後、うれしい知らせが舞い込みました。2022年の社員満足度調査で、昨年比10ポイント以上の改善が見られたのです。

平：「気軽に聞いてもらえる体制づくりが要因の一つだったと思います。やっぱり経理財務と聞いただけで、皆さん問い合わせしづらいと思うんですよ、専門的な話だから。私たちにできることは、いろいろな場所にチャットなどの窓口を作って、『いつでも聞いてください』という姿勢を見せること。そして掲示板で誰でも情報を共有できるように公開することでした。

まだ完全にペーパーレス化は終わっていませんし、今後はインボイス制度導入も控えています。法令や社会が変わる前に、先回りして、これからも改善施策を打ち続ける必要があります。」

経理財務部門の奮闘もあって、全社的に100％リモートワークが定着した2023年2月、ＪＢＣＣグループは新しいオフィスへと移転しました。蒲田、神田、新宿にあった3拠点を、東京駅からほど近い八重洲の本社1カ所に統合したのです。首都圏の社員1,200人に対し、本社にはフリーアドレスの席が400人分のみ。社内イベントや会議もオンライン化したので、このキャパでまったく問題ありません。また、以前の定時は8時45分〜17時30分でしたが、現在は月の勤務時間の範囲で自分の働く日・時間を決められる自由裁量制へと変わりました。

それぞれ神奈川県の海沿いの街で暮らす井上さんや斉藤さんも、完全リモートワークが気に入っているといいます。

井上：「子どもが小2、3歳とまだ小さいので、通勤時間を削減できた分、家事育児にあてられる働き方は本当にありがたいですね。子どもが保育園や学童に預けられない日があっても、家で見ながら働けるため、収入ダウンにもなりません。」

斉藤：「自宅の2階から海を眺めつつ働いています。本社までは大体2時間くらいかかるので、たまにある出社時は小旅行気分です。（笑）」

平さんにリモートワークの効果を聞くと、「繁忙期と閑散期でバランスを取りながら体調管理ができ、家族の予定に対応しやすくなったこと」「通勤費が大幅コスト削減になったこと」の2点とのこと。一方で高山さんは、「孤独を感じることもあった」と打ち明けてくれました。

高山：「年度末決算で忙しい中で監査法人からの鋭い問い合わせが来たりした時、目の前に頼れる人や質問できる仲間がいないと、なんだか自分一人で乗り越えなきゃいけないような錯覚に陥ることがあったんです。でも、いざオフィスへ来ると、仲間と話してその不安が和らいだり、だれかが頑張ってる姿を見るだけで励まされたりといった効果を感じました。新しいオフィスもできたので、出社の良さとテレワークの良さを今後はもっと使い分けて行けたらと思います。」

八重洲の新オフィスは「仲間とつながり、パートナーとつながり、お客様とつながり、未来へとつながる」というコンセプト通り、開放的な空間です。2,000人のハブとなる経理財務部門の挑戦は、ここを一つの拠点にしながら、今後も続いていくことでしょう。

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