「外回りを終えての帰社。でもまだまだ仕事は終わらない。これから見積もりを作って提案書もまとめて......。ああ、やっぱり今日も残業だ」。営業は企業にとって重要な職務です。しかし、一枚の見積のために帰社して作業する、外出している上司の見積承認を待たなくてはならない、といったケースも少なくありません。
そこで今回は、企業の見積もり業務の実態を探るべく、100名の方へとアンケートを実施しました。併わせて、「NX販売支援」を利用することによる問題解決のポイントをご紹介。現在の見積もり業務でお悩みの方は、ぜひ参考までにご一読ください。
 |
目次 |
8割の企業がExcelで見積り書を作成している！
まずは、企業がどのような形式で見積もり業務を行っているのかを調べるため、「見積り書をExcelで作成していますか？」というアンケートを行いました。
Q1. 見積書をExcelで作成していますか？
|
|
結果を見てみると、なんとおおよそ8割の企業が見積もり業務にExcelを利用している実態が判明。それ以外のツールを利用しているのは、わずか18%という結果になっています。 |
見積り承認をとっている企業は90％
Q2. 見積り書の作成後、上司の見積もり承認を取っていますか？
|
|
続いて行ったのは「見積り書の作成後、上司の見積もり承認を取っていますか？」というアンケート。こちらでは、9割の企業が承認アリ、と答えています。いくつかのコメントをピックアップしてみましょう。 |
上司からの見積もり承認を取っている方のコメント
- 一手間かかるのは事実ですが、確認をもって責任が上司に移るので保険の意味合いが強いです。（男性・福岡県・28歳）
- 上限金額を上回る案件は都度上司の承認が必要ですが、リスクを軽減するためには大切なプロセスと考えます。（男性・埼玉県・42歳）
- 承認をとらずにやってしまうと、問題が起きたときに自分の責任になってしまいますが、承認をとれば、課で責任を分散できるので必要だと思います。（男性・埼玉県・26歳）
- 売価が決まっている場合は必要ないとも思いますが、取引先によっては値引きなどをしている場合があるので、そういう場合は絶対必要だと思います。（男性・青森県・57歳）
- 少額の見積り=100万円以内は上司の承認は不要です。（男性・東京都・54歳）
コメントを見ていくと、2重チェックの意味も兼ねて、見積もり承認は必要である、という意見が多く見られました。ただし、少額の見積もりについては承認の手間が業務の妨げになっているという声も聞かれる結果となっています。
見積り承認がない方のコメント
- 本来なら承認を取るべきだと思うが、現場に不在が多く任されている。（女性・京都府・38歳）
- それほど細かい見積もりではないので、各担当者の判断に任せている。（女性・大阪府・51歳）
- 上司がいないのでわからないが、非効率な行為だと感じる（女性・兵庫県・29歳）
- 立場や商品によって違うと思う。小さな物件は時間の無駄。（男性・愛知県・26歳）
- 見積もりは形式が決まっているので、いちいち必要ないと思う（女性・栃木県・42歳）
一方、見積り承認が不要の方からの意見としては、承認ありの方同様、手間がかかるので不要である、といった声が寄せられています。また、上司がいない、もしくは不在がちのため、といったコメントも見られます。
見積もり分析は企業によって結果が2極化
Q3. 企業の体制として、見積り分析をしていますか？
|
|
次に、見積り分析についてのアンケートについても見ていきましょう。ここでは「企業の体制として、見積もり分析をしていますか？」という設問を用意。集計後は、意見がほぼ2極化する結果となりました。それぞれのコメントについてピックアップしていきます。 |
見積り分析を行っている企業のコメント
- やみくもに営業活動するより見積もり分析した方が営業力強化につながり、効率がよいという理由からです。（女性・東京都・33歳）
- 営業をしている側としても行き詰まり感じているので、多角的な視点から見積もりを改めるということを前向きに捉えています。（男性・北海道・41歳）
- 会社の収益は見積もりで決まると言っても過言ではない。出し値が決まっているから、内容を精査しないと大赤字になることが多い。（男性・茨城県・48歳）
- 見積もり分析と合わせて見積もり合わせも行います。同じ商品等の場合、複数社から見積もりをとるように制度化されているものです。（男性・岡山県・39歳）
- うちの会社では、特に顧客の動向に注目をしている。ちょっとした数字の違いから、顧客が望んでいること見出そうとしている。（女性・香川県・38歳）
見積もり分析を行う企業の目的の多くは、やはり"売上アップ"。営業力の強化や顧客の動向・競合調査などに役立てているようです。
見積り分析を行っていない企業のコメント
- 見積もり分析について、提案したことはあったが、体制が整っていないことから見送られた。（男性・埼玉県・30歳）
- 日々、品物の価格も変動しております。分析と言っても、その場その場の言い値で金額が変わることも少なくないので、そこまで細かく出す必要も無ければ、時間を費やす必要も無いと思います。（男性・宮崎県・43歳）
- 良いにつけ悪いにつけスピードを優先してきた。結果が全て。（男性・千葉県・21歳）
- 専門性の高い仕事の見積もりであるため、個々の事情によってかなり異なります。分析に意味はないです。（女性・秋田県・34歳）
- 個人の能力で見積り書を作っているのですべて個人に任されています。（男性・大阪府・49歳）
回答としては「いいえ」でありながらも、見積もり分析の必要性を感じる声が多く届きました。一方、業態や専門性などを理由に、分析は不要であるというコメントも同じように見られます。その他、個人に任せているといった意見もありました。
見積もり業務で売上アップにつなげるポイントは「システム化」と「過去の情報活用」
今回行ったアンケートのコメントの中には「見積り承認の繁雑さに悩んでいる」「見積もり分析は必要だと思うが、時間と手間がない」といったものが多く見られます。これを改善するポイントとしては、業務のシステム化と過去の情報活用が有効。「NX販売支援」は、こうしたお悩みのソリューションとも言えるツールです。
見積もり承認は効率化が可能！ システム導入のメリット
スピードが要求されるビジネスにおいて、見積もり承認の作業は上司・部下ともに気を揉むもの。シビアな作業を求められるにもかかわらず、量も多いので作成する側も承認を行う側も大きな工数を取られます。
「NX販売支援」の利用は、こうしたフローを効率化し、より正確で迅速な承認処理などでビジネスの推進に役立ちます。入力画面は標準装備の画面設定ツールで使用しない項目を非表示にしたり表示場所を変えることが可能です。照会画面は個人ごとに並び順を変更でき、ログインIDと紐付きますので自分専用の画面で利用することができます。
さらに、見積業務をサポートするサービスなので、Excelよりも高い作業効率が実現できます。定価からの値引率や原価からの粗利益率で単価を計算したり、仕入先との交渉の結果の下げることのできた仕入単価を入力しておくことも可能です。なお、作成した見積りは、簡単に受注へと取り込むことができ、同時に発注データも作成することができます。二度手間がないので、時間短縮・ヒューマンエラー回避にもつながります。
成約率の確認がポイント！ 5年前の情報を活用して売上アップ
見積り書は発行して終わりではなく、受注へとつながったかどうかを確認し、営業の成約率等を測るのが売上アップへのカギとなります。しかし、Excelを利用した見積り書の場合、専用のマクロを作成したり、データーベースへとデータを取り込んだりといった手間があるでしょう。そのため、過去の情報を放置したまま、という企業も少なくないのでは？
「NX販売支援」であれば、受注確度や失注管理、確度別の金額の把握や、有効見積もりの確認といったシステムがワンパッケージで完結します。データを蓄積していく事で、5年前との比較なども容易に。営業戦略を立てていくうえで、大きな武器となります。
おわりに
見積もり業務は各企業によってフローや活用法が異なります。しかし、作業を効率化し、データを活用して売上アップを図りたいというのは、どの企業でも同じ思いでしょう。システム化と過去の情報活用をご検討中であれば、NX販売支援を活用してみませんか？
ＪＢＣＣでは「自動化ワークショップ」というRPAの相談会を実施しています。詳細は下記バナーよりご覧ください。