ペーパーレス化をすでに実現した企業では、電子化された文書により効率的に業務を進め、テレワークの実施をはじめとするペーパーレスの強みを活かした取り組みを始めています。
ペーパーレス化は企業にどんなメリットを与え、推進にあたってはどのような点に留意すべきなのでしょうか。今回は、社内文書のペーパーレス化にあたり押さえておきたいポイントをご紹介します。
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目次 |
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、従来紙で作成・管理していた文書の電子化（デジタル化）を進め、紙の利用を減らしていく取り組みのことです。
社内システムやインターネットの利用が一般的となっている現在、ビジネス文書も電子化されていたほうが便利に感じる人も多いと考えられます。
国もまたペーパーレス化推進のため「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの制定・改正を進め、現在はほぼすべての文書についてペーパーレス化（電子化）が可能な環境が整っています。また最近ではテレワークの普及にともない、あらゆる現場でペーパーレス化への移行が進められています。
身近なところでも、買い物における電子レシートや医療機関の電子カルテ、電子処方箋などの導入が始まっています。今後はビジネスのみならず、社会全体でペーパーレス化への移行が進んでいくでしょう。
ペーパーレス化が企業に必要な理由
なぜ、企業におけるペーパーレス化の必要性が指摘されるのでしょうか。大きな理由は、紙を減らすことで業務の効率化が期待できるためです。
紙文書の運用で、以下のような課題を認識した経験のある方は多いと思います。
- プリンターや複合機のランニングコストの問題
- 文書を保管するキャビネットや倉庫スペースが必要
- 文書を探す際に手間や時間がかかる
- 特定の文書が所在不明になり困ることがある
- 申請書の関係者への回覧が大変
- 紙には経年劣化の不安がある
- テレワーク中、捺印のために出社が必要になる
これらに加え、紙の大量消費は環境破壊や地球温暖化の問題ともリンクしています。環境に配慮した活動や持続可能な社会を作るための取り組みを推進することもまた、企業活動において重要なテーマになります。
ペーパーレス化のメリット・デメリット
文書のペーパーレス化には数々のメリットがありますが、デメリットもあります。ペーパーレス化の推進をめざすときには、メリット・デメリットをしっかりと把握しておく必要があります。ここでは、メリット・デメリットのそれぞれを項目別に見ていきましょう。
ペーパーレス化のメリット
1.情報共有がしやすい
文書を電子化すると、情報を共有しやすくなります。資料、パンフレット、マニュアルなどを必要に応じていつでも参照できるようになり、離れた場所にいる方ともスピーディーに情報共有が可能になります。また、縦割りの組織構造の中でバラバラに保管されていたデータを全社で共有するような仕組みも作ることができます。
情報共有を推し進めると、社内のノウハウや知識の共有もできます。たとえば業務マニュアルを電子化して共有すれば、これまで属人化していた業務をほかの社員も担当できるようになるといった効果が期待できます。
2.情報の検索が簡単
企業が扱うデジタル文書は、大きく分けて「電子文書」そして「電子化文書」の2つとなっています。電子文書は最初からソフトウェアで作成して保存した文書で、電子化文書は紙の文書をスキャナーでPDF化するなどして保存した文書のことです。
電子文書は通常、そのままでも簡単に文字列を検索できます。ExcelやWord、PDFなどのファイルであれば、複数のファイルから指定した文字列を検索する全文検索が可能です。一方、電子化したPDF文書の場合は、OCR処理を行うことで全文検索できます。
電子化することで紙の文書よりも検索性が向上し、目的の文書を見つけることが簡単かつスピーディーになります。
3.業務効率化に役立つ
情報共有と検索性の向上以外にも、ペーパーレス化すると文書の在り処が明確になり、印刷して配布する手間が省け、端末があればいつでもどこからでもデータを確認でき、管理がしやすくなります。
また、文書管理システムや情報共有ツールを利用すると、1つの文書を共同編集する、コメントを加えるといった作業も可能になります。そのため文書を常に最新の状態にアップデートすることができます。これらの特徴はすべて業務効率化につながり、テレワークなどにも活用できます。
4.申請書などの承認フローも迅速・確実に
ペーパーレス化を推進している企業の多くが口をそろえるのが、社内の申請書や稟議書などをデジタルに変えたところ便利になったという感想です。
紙の書類に必要事項を記入し、複数の上司などにハンコをもらって承認や決裁を受ける、という一連の過程は煩雑になりがちで、担当者の不在など些細なことで滞ります。ワークフローをツール化することで、こうした申請・承認・決裁の流れをシステム上で自働化できます。承認フローの進捗状況が可視化され、申請も承認も簡単に行えるようになるため、社内の事務処理や意思決定のスピードが格段に向上します。
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5. 印刷コストを削減
文書を電子化して情報共有する仕組みを作っておけば、わざわざ印刷しなくても端末で文書を確認・参照するだけで事足りるというシーンが多くなります。パソコンやタブレットで資料を共有し、紙の資料を使わないスタイルのペーパーレス会議を実践している会社も増えています。
とくに現状、月に何千枚もの文書を印刷しているというような会社の場合には、印刷コスト、そして不要な文書の廃棄・処分コストを大幅削減できる可能性があります。
6.オフィススペースの有効活用
紙の文書を保管するキャビネットや倉庫が不要となり、その分、オフィススペースが広く使えるようになるのもペーパーレス化のメリットです。サーバーの設置や各種メディアによるデータ保管をする場合はそれなりのスペースが必要ですが、クラウドサービスを利用するのならそれも不要です。
7.セキュリティ強化
ペーパーレス化は文書の紛失や盗難の防止にも効果を発揮します。誰がいつデータにアクセスしたかというログを残し、追跡することもできます。また経年劣化、火災や自然災害による消失リスクも軽減します。更に情報の機密性に応じて文書の暗号化や改ざん防止処置も行え、アクセス制限を設けたり必要に応じてクラウドにバックアップをとったりすることも可能です。
総じて、紙に比べてセキュリティリスクを低減できます。
ペーパーレス化のデメリット
1.導入コストがかかる
ペーパーレス化のために文書管理システムなどを導入すると、当然ながらそのためのコストがかかります。パソコンやタブレットなどの端末購入も同様です。クラウドサービスを利用する場合は導入コストを抑えられますが、月額/従量などの課金が発生します。
とくに紙で保管していた文書を電子化する場合はスキャンのためのコストと工数がかかり、一斉にペーパーレス化を敢行することは予算的に難しいという場合も考えられます。コスト負担はペーパーレス化で得られるメリットとのバランスを見て検討することになるでしょう。
2.現場からの抵抗が予想される
紙の文書に比べて、電子文書や電子化文書は全体像が見えにくいので使いづらいと感じる方もいます。会議や打ち合わせでは資料を並べて見比べたい、手書きでメモをしたいといった要求も生じます。
上記の課題はハードやソフトの改良によって解消されつつありますが、会社や人によってITリテラシーの度合いは異なります。現場レベルでは一定の抵抗を受けることも考えられるでしょう。
3.システム障害の影響を受ける
デジタルデータの利用は、システムやネットワークなどのIT環境が正常に動作していることが前提です。大きなシステム障害が発生すると閲覧もできなくなるため、トラブルのリスクが少ないシステムやサービスを選ぶ必要があります。
ペーパーレス化推進のポイント
ここでは、ペーパーレス化を推進する際に気を付けたいポイントについてご紹介します。自社に適したツールの導入をご検討中であれば、ぜひご参考にしてください。
目的の明確化
何のためにペーパーレス化をするのかという目的を設定しましょう。導入決定後に現場社員への周知を行うためにも、現状の課題を洗い出し、ペーパーレス化の目的や対象は何か、何が可能になるのか、どんなメリットがあるのかを整理しておくことが重要です。
電子化するものとしないものを事前に切り分ける
紙で保管していた文書を電子化する場合は、電子化するものとしないものとを事前に切り分けておきます。紙のままでも問題のない文書も電子化すると無駄になるばかりか、かえって管理の手間を増やします。優先順位を決め、「必要なところからやる」という方針で臨むほうがスムーズに作業を進められます。
一部ペーパーレス化から始める
最初から全社横断的にペーパーレス化のための改革を行う方法もありますが、多くの場合一部のペーパーレス化からスタートするほうが無難といえます。文書管理システムやワークフローツールを目的に合わせて導入し、最初は紙の文書と併用して使い始めるという手法で成功している企業も少なくありません。各書類には、「記録としての捺印」でOKとする書類と、「法的な捺印」が必要な書類が存在します。捺印の種類によって一部ペーパーレス化を始めていくのも良いでしょう。
各種書類別にペーパーレス化を実現したい方はこちらをご確認ください。
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クラウドサービスの利用
ペーパーレス化をスモールスタートさせるなら、オンプレミスのシステムを導入するより、クラウドサービスの利用から始めるほうがハードルを低くできます。初期費用を抑えられ、試験的な運用をしやすいのがクラウドサービスの特徴です。
仮に思ったとおりの効果が感じられなくても、他サービスへの乗り換えはさほど難しくありません。ペーパーレス化とクラウドサービスは相性もよいため、慎重に選定することで自社にマッチしたサービスを見つけられるでしょう。
まとめ
ペーパーレス化は、今後の企業の競争力を左右する重要な取り組みです。また近年はクラウドサービスの充実を背景に、ペーパーレス化の実現がより容易になっています。政府によるDX化が推奨される中、まずは紙の文書の電子化から進めてみてはいかがでしょうか。
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