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ビジネスの現場では、ExcelやWord、PowerPointなど資料を作成する際、多くの場合Officeアプリケーションを利用しています。Microsoft 365はサブスクリプション型のOfficeアプリケーションであるOffice 365に、Windows OSやセキュリティ機能が組み合わさった統合ソリューションです。
Microsoft 365の機能やサービス、メリット、プランについて解説します。
1. 情報共有がスムーズになり生産性向上に寄与するMicrosoft 365
Microsoft 365とは、従来まであったOffice 365だけでなくWindows10（11）、Enterprise Mobility + Securityが組み合わさった統合ソリューションです。
Microsoft 365の特徴はこれらが月額のサブスクリプションで提供される点です。契約後のアップデートに対応しており、常に最新版を使うことができます。また、ユーザー数に合わせての購入が可能で、煩雑なライセンス管理は必要ありません。プランによって機能が異なるものの、オンラインストレージ「OneDrive」やグループウェア「Microsoft Teams」といったさまざまなサービスを定額料金で使用できるという点も魅力のひとつです。
Microsoft 365のデータはクラウドで管理されるため、パソコンやタブレット、スマホなどさまざまなデバイスからデータを閲覧・編集できるほか、プロジェクトチームでの情報共有もスムーズに行えます。チームでの生産性向上にも寄与するソリューションとなっているのです。
2. Office 365とMicrosoft 365の違い
2011年6月28日に誕生した「Office 365」は、様々な機能拡張を経て2020年4月22日に「Microsoft 365」へ名称変更されました。常に最新のOfficeアプリを利用できるだけではなく、SharePoint OnlineやExchange Online、Teamsをはじめとした情報共有やグループウェアとして利用できる機能が強化され、もはや単なるOfficeアプリのクラウド版とは言えないスイート製品へと進化しています。
Officeアプリを中心としたコアサービスを包括するサブスクリプションサービスが「Office 365」であり、更に「Microsoft 365」は「Office 365」の全ての機能・サービスを包含した上で、セキュリティを確保した安心・安全な作業環境を確保し、従業員やチームのパフォーマンスを最大化できるサービスとなっているのです。Officeアプリのサポート終了や新型コロナウイルス感染症の影響による新しい働き方の実現に課題を抱えた企業にとって、とても魅力的なサービスといえるでしょう。
3. Microsoft 365で提供されるサービス・機能
Microsoft 365で提供されるサービスについて紹介します。 企業向けのMicrosoft 365には従業員300名以下の一般法人向けと、大企業向けの大きく二つのプランがあり、ここでは一般法人向けを例に紹介します。
Microsoft Teams
Teamsは、Microsoftが提供するビジネスチャットツールです。Microsoftが提供する各種のサービスと連携できる機能を持っていることが強みです。Teamsを通じた資料の共有なども簡単です。
さらにタスクの割り振りなどもTeams上でできるため、業務をTeamsによって一元管理できます。Salesforceなどのサードパーティアプリとの連携も可能で、すでに利用しているツールがあればカスタマイズして引き続き利用できます。
Officeアプリ
Word・Excel・Outlook・PowerPointなどのOfficeアプリが使用できます。スマホやタブレットなどのモバイル端末用アプリである「Office Mobile」を使えば、モバイル端末から各種ファイルを編集できるなど、利便性が高くなっています。
クラウドストレージ
一般法人向けのサービスには、ユーザー1人あたり1TBのOneDriveが含まれています。
OneDriveはMicrosoftが提供するクラウドストレージサービスで、スマホやタブレットなどどの端末からでもアクセスでき、自動でバックアップがされます。ドキュメントをリアルタイムで共同編集することも可能。
またOneDriveには「ランサムウェアの検出とファイルの回復」という機能があります。OneDrive上にあるファイルがランサムウェアの攻撃を受けた場合、それを検出しファイルを復元するための手順を表示、ファイルを復元します。
【関連記事】ファイルサーバーをオンラインストレージに移行するメリット・デメリットとは？選び方もご紹介
メールとスケジュール管理
Microsoftが提供する法人向けメールサービスがExchangeです。検索機能が充実している点や、アドインによる機能のカスタマイズができる点などが特徴として挙げられます。
スケジュール管理機能では、受け取ったメールの文面から会議の日時や、フライト情報などの重要な情報を取り出し提案してくれる機能もあり、効率的に重要なメッセージを確認できます。
セキュリティ
Microsoft 365はセキュリティ機能も充実しています。Microsoft 365 Defender はエンドポイント、ID・メール・アプリケーション全体において、高度なセキュリティを実現します。万一、サイバー攻撃を受けた場合も、メールボックスやユーザーIDを自動で自己修復します。また、組織のセキュリティレベルを数値で表すMicrosoft セキュアスコアを確認することにより、現在の状態について把握できます。
Exchange Online Protectionは（EOP）、スパムやフィッシングなどメールに関する脅威からユーザーを守るフィルタリングサービスです。EOPはExchangeを利用できるすべてのプランに含まれています。
Microsoft 365では上記以外にもさまざまセキュリティ機能が提供されています。
デバイス管理
Microsoft 365の利用におけるデバイス管理ソリューションとして、Microsoft Intuneがあります。
Intuneを使用することで、1人あたり複数台のデバイスを管理できます。IntuneはiOS・Android・WindowsなどOSを問いません。特定のOSやプラットフォームを容易に管理できるように、プラットフォームごとにポリシーや設定が分けられていることも特徴です。万が一デバイスを紛失した場合にも、自身のOutlookアカウントなどから5分程度でリモートワイプ（遠隔によるデータ削除）の実施が可能です。
4. Microsoft 365のメリット
Microsoft 365を使うメリットについて解説します。
常に最新のOfficeアプリを利用できる
Microsoft 365では常に最新のOfficeアプリが提供され、ユーザー全員が最新バージョンのOfficeアプリを使用します。バージョンの差に起因する互換性などのトラブルが起きる心配はありません。
また、全員が同じバージョンのOfficeアプリを使っているので、業務マニュアルは最新Officeアプリをベースに１つだけ作成すればよく、バージョン違いのユーザー毎に準備する手間がかかりません。Officeアプリに脆弱性が見つかった場合、Microsoft 365のユーザーであれば随時対応されるため、対策を検討する必要がない上、セキュリティの面での懸念も少なくなります。
共同作業ができるので作業効率化・業務改善に繋がる
Microsoft 365で作成されたデータは、クラウドに保存されます。クラウドのデータは、全社規模のコミュニティに接続できるメンバーであれば容易に共有でき、リアルタイムに共同作業を行うことも可能となります。データを送受信したり、相手の対応を待ったりする必要がなくなるため、生産性の向上にも寄与する上、何度もファイルをやりとりするうちに発生しがちな「バージョン違い」問題に悩まされることもありません。
テレワークで作業する際、ネットワーク環境が見つからないこともあります。Microsoft 365はクラウドサービスではありますが、ネットワークを使えない環境下でも心配は無用です。ネットワークがない環境で作成したり編集したりしたファイルは、ネットワーク環境が復活したタイミングで同期が始まり、クラウドに保存することができるため、生産性に影響することはないのです。
高度なセキュリティを確保
Microsoft 365では包括的なセキュリティ対策が提供されているため、自宅や会社、移動中でも安全に業務を行うことができます。
不正ログイン対策として、メールアドレスとパスワードによる認証に加え、電話やSMSなどを使った多要素認証も設定できます。また、重要なデータは権限が与えられているユーザーのみが閲覧できるといったコントロールも可能です。
IT管理が楽になる
Microsoft 365はセキュリティがしっかり確保され、それに加えユーザーやデバイスなどの管理がシンプルに行える点も魅力のひとつです。クラウドベースの単一ダッシュボードで管理できるため、IT管理者は容易に管理が可能となります。
5. Microsoft 365のデメリット
Microsoft 365はメリットばかりではありません。デメリットに留意しておく必要があります。詳細について見ていきましょう。
サブスクリプション型であるため利用中はコストがかかる
Microsoft 365はサブスクリプション型のため、利用中は継続的にコストがかかってしまいます。また、何らかの事情で利用しない期間はプランを停止する、無駄なライセンスを削除するなどのメンテナンスが必要となります。従業員の入退社時にはアカウントの管理も必要になります。
【関連記事】Microsoft Officeアプリの買い切り型/サブスクリプション型 何が違うの？ 安いのはどっち？ Officeアプリの賢い選び方
障害が起きた際に業務が停止する可能性がある
Microsoft 365はクラウドサービスであるため、サービス側のネットワークに障害が起きてしまった場合にはサーバー上に置いてあるデータが使えず、業務が停止してしまう可能性も。
2022年7月には、Microsoft TeamsとMicrosoft 365の一部機能が使えない事態に陥りました。これはMicrosoft側における内部ストレージへの異常が原因とされています。ファイルのバックアップを別の場所に取るなど、障害が起きた際にも対応できるように備えておく必要があります。
プランや機能が多いため導入は一定の知識が必要
大企業向けや一般企業向けなど、Microsoft 365は利用できる機能が多く、プランも複数用意されているため自社にあったプランを選定するのはやや手間がかかります。また、導入や設定には一定の知識が求められます。
そのため、情報システム部など導入や設定に対応できる人員がいない場合には、外部ベンダーなどに依頼して管理を行う形になります。
【関連資料】Office365／Microsoft365 自社にあった賢いプランの選び方
6. Microsoft 365のプラン
Microsoft 365のラインアップは、従業員数300名以下の一般向けと300名以上の大企業向けに、利用できる機能が細かくプラン設定されています。
一般法人向けプラン
一般法人向けプランには以下の4つのプランがあります。それぞれ表にまとめます。
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Apps for business
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
| プラン | Microsoft 365 Business Basic |
Microsoft 365 Apps for business |
Microsoft 365 Business Standard |
Microsoft 365 Business Premium |
| 費用 | ¥650ユーザー/月 | ¥900ユーザー/月 | ¥1,360ユーザー/月 | ¥2,390ユーザー/月 |
| サービス例 |
・参加者最大300人でチャット、通話、会議 |
・デスクトップ版のOffice アプリ (プレミアム機能付き) |
Business Basic の内容すべてに加えて |
Business Standard の内容すべてに加えて |
大企業向けプラン
大企業向けプランは以下の3つです。
- Microsoft 365 F3
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
| プラン | Microsoft 365 F3 | Microsoft 365 E3 | Microsoft 365 E5 |
| 費用 | ¥870ユーザー/月 | ¥3,910ユーザー/月 | ¥6,200ユーザー/月 |
《サービス》
| Microsoft 365 Apps | ○ | ○ | ○ |
| メールと予定表 | ○ | ○ | ○ |
| Web 会議と音声通話 |
一部機能のみ |
一部機能のみ | ○ |
| デバイスとアプリの管理 | 一部機能のみ | ○ | ○ |
|
ソーシャルとイントラネット |
○ | ○ | ○ |
| ファイルとコンテンツ | ○ | ○ | ○ |
| 作業管理 | ○ | ○ | ○ |
| セキュリティ管理 | ○ | ○ | ○ |
| 高度な分析 | × | 一部機能のみ | ○ |
| ID とアクセスの管理 | 一部機能のみ | 一部機能のみ | ○ |
| 情報保護 | 一部機能のみ | 一部機能のみ | ○ |
| コンプライアンス管理 | 一部機能のみ | 一部機能のみ | ○ |
※いずれも2022年10月18日時点の情報です。詳細はお問い合わせください。
Microsoft 365のよくある質問
Microsoft 365におけるよくある質問について解説していきます。
Q:ユーザーにつき何台までOfficeアプリのインストールが可能か
Microsoft 365では、Windows PCもしくはMac最大5台まで、またはタブレット5台、モバイル端末5台にインストールが可能です。
Q：どのような支払方法があるか
支払い方法はクレジットカード決済、もしくは一回の支払い金額が48,500円以上の場合に請求書支払いが可能です。一般法人向けMicrosoft 365におけるほとんどのプランにおいて、月間契約・年間契約での支払いが選択できます。
Q：無料の試用期間はどれくらいか
Microsoft 365は無料で1か月試用できます。
7. Microsoft 365の運用を導入・運用を支援するＪＢＣＣ
Microsoft 365は多機能で多くのプランが用意されているため、「どのプランを導入すればいいのか分からない」「機能がたくさんありすぎて、使いこなせるかどうか不安」「社内に定着するのか不安。教育のためのリソースもないのに...」という情報システム部門の声が多いのも実情です。
ＪＢＣＣでは、Microsoft 365を導入する上での課題について、Microsoft製品を熟知したスタッフが基本的な使い方や活用方法、定着支援を無償でサポートするセミナーやワークショップを開催しています。
また、セキュリティを含めた総合的な提案や運用などの支援、連携ソリューションを活用したMicrosoft 365の利便性の向上、各種カスタマイズなどもご支援しています。
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ＪＢＣＣ株式会社ＪＢＣＣ株式会社は、企業のデジタル・トランスフォーメーション（DX）を支援する総合ITサービス企業です。クラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛けており、クラウド 2,150社、超高速開発による基幹システム構築 440社、セキュリティ 1,100社の実績があります。 |
