総務部の悩みの1つに「備品管理」があります。備品管理はこまごまとした属人的な作業になっていることが多く、なかなか業務としての大変さを理解されにくい面があります。そのため、担当者が「非効率だ」と感じながらも業務効率化の対象から外れやすくなっているという企業も多いのではないでしょうか。
今回は、備品管理を効率化するメリットとその方法について解説します。
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属人的な備品管理のコストとリスク
備品とは、切手や収入印紙、事務用品や自社パンフレットなどの、総務部が一括して購入し、従業員が必要に応じて使用する「業務に必要なこまごましたもの」を指します。ひとつひとつの金額はさほど大きくないものの、種類が多いため管理や発注にはそれなりの手間を要します。
また、備品管理がおろそかになると「急いでいるのにプリンタのインクが切れた」や「会社カタログがいつの間にか足りなくなっていた」など、ふとした時に全体業務に多大な影響が出てしまいます。
備品そのもののコストよりも、管理のための人件費や欠品時の損失が大きいのが、備品管理業務の特徴です。
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備品管理はシステムで効率化できる
属人的な管理、手作業に頼っていてはなかなか根本的な解決は難しいでしょう。そこでおすすめしたいのが、備品管理のシステム化です。
「担当者が定期的に残量を確認し、足りなくなっていることに気がついたら発注する」ことで発生するヒューマンエラーを予防し、システム上で在庫管理を行って発注のタイミングを自動判断することができれば、業務担当者の負荷は大きく軽減されます。
システム化のメリット
では、備品管理をシステム化するメリットを具体的にみてみましょう。
棚卸しが楽になる
備品（貯蔵品）のうち、切手や収入印紙など、金銭に換算できる「金銭等価物」は期末決算期に会計処理をする必要があります。備品管理業務をシステム化していれば、システム上の数字と実際の残量の差異だけ見ればいいため棚卸しが簡易化されます。
「帳簿上は存在するのに実際にどこにあるのか分からない」といった、期末にありがちな事態が起きにくくなるでしょう。
業務が属人化しない、過剰な在庫保有の予防
備品管理業務の属人化が進んでいる場合、担当者の危機管理意識の違いがそのまま備品管理状況に影響することがあります。
慎重になりすぎて大量に備品を抱えてしまい、古くなったボールペンのインクが飛んでいたり、色あせたロゴ入り封筒で顧客に書類を郵送することになったり......といった事態は避けたいところです。
在庫数の最適値をシステム上で設定することによって、無駄な大量保管を避け、その時に必要な分だけを保有できるようになります。
おわりに
間接部門のなかでも、特に総務部の仕事は縁の下の力持ち的な役割が多く、備品管理もその重要性が理解されにくい業務です。ですが、備品管理がシステム化されることで企業全体の仕事の流れがスムーズになることは間違いありません。
予算が付きにくい備品管理業務のシステム化には、最適なタイミングでの発注や備品在庫の管理業務を支援する「NX販売支援」の購買業務機能を活用することがおすすめです。すぐに始められるクラウドサービスで備品管理に限らず、属人化した業務のシステム化で全体の効率を上げていきましょう。
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