電子帳簿保存法の施行により、企業は帳簿や書類などの国税関係書類を、紙ではなく、電子データで保存することが認められるようになりました。紙の保存と比べると、保存コストの軽減や省スペース化、業務効率化など、多くのメリットがある一方で、電子化された書類には、複製や改ざんが容易にできてしまうというリスクもあります。そこで、電子文書が原本であることを担保するために導入されたのが、「タイムスタンプ」という仕組みです。
今回は、タイムスタンプの基本情報や、タイムスタンプと関連が深い電子帳簿保存法について解説します。
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目次 |
タイムスタンプとは、電子文書が「原本であること」を担保するための技術
タイムスタンプとは、電子化された文書が原本であることを証明する技術です。電子文書にタイムスタンプが付与されると、付与された時刻に書類が存在していたことと、付与時刻以降は書類が変更されていないことが証明されます。
紙の書類の場合ですと、紙が劣化していれば時間の経過がわかりますし、筆跡の変化や文書の修正などがあれば、改ざんされたことが明らかになります。一方の電子文書は、紙と違って劣化することがなく、複製や編集も簡単なため、書類が原本であることを保証するのは困難です。そこで登場したのが、タイムスタンプです。タイムスタンプは、第三者機関である時刻認証業務認定事業者（TSA：Time-Stamping Authority。以下、TSA）が発行するため、発行後の変更や書類の有無を隠すことができません。
タイムスタンプは、発行件数が年々増えており、2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法により、今後さらに利用されるようになるでしょう。
なお、タイムスタンプを発行できるのは、TSAだけです。TSAの一覧は、下記のリンクからご確認ください。
認定事業者一覧 | 認定事業者 | タイムビジネス認定センター
出典：一般財団法人日本データ通信協会「認定タイムスタンプの年次別発行件数の推移」より
タイムスタンプの仕組み
電子文書のタイムスタンプは、どのような仕組みで付与されるのでしょうか。発行手順と併せて見ていきましょう。
タイムスタンプにはハッシュ値が付与される
タイムスタンプサービスは、タイムスタンプの「要求」「付与」「検証」によって、データの信頼性が担保される仕組みです。
タイムスタンプサービスによって付与されるハッシュ値とは、ハッシュと呼ばれるアルゴリズムを用いて生成されたデータのことで、ランダムにデータが生成されるため、暗号のような役割を持っています。ハッシュ値から元のデータを再現することは不可能で、入力されたデータが一文字でも変わるとハッシュ値も変わります。文書が修正されると、TSAが保有している当初のハッシュ値と異なるため、電子文書の改ざんが疑われるのです。
出典：総務省「電子署名・認証・タイムスタンプその役割と活用」より引用
タイムスタンプの発行手順
タイムスタンプを発行する手順は、下記の3つに分かれます。
- 要求
利用者が電子書類を作成し、保存するときに、第三者機関であるTSAにハッシュ値を送付し、タイムスタンプの発行を要求します。 - 付与
TSAは、利用者から受けた電子書類のハッシュ値に、時刻情報を結合したタイムスタンプトークンを付与し、利用者に送付します。タイムスタンプトークンは鍵がかけられている状態です。利用者は、タイムスタンプトークンと電子書類の原本をいっしょに保存します。 - 検証
電子データの書類が紙と同レベルの信頼性を保証するためには、その電子データが改ざんされていない原本書類であることを証明しなければなりません。書類の送信者や受信者が、原本であることを証明する際には、TSAから鍵を受け取り、タイムスタンプトークンと電子書類のハッシュ値を照合します。情報が合致すれば、タイムスタンプ発行から改ざんされていないことが証明されます。
帳簿や書類の電子データ保存を許可する電子帳簿保存法
これまで、企業は帳簿や取引関係の書類を、紙で保存する必要がありました。しかし、IT化が進み、帳簿や書類を電子データで作成することが一般的になり、わざわざ紙に印刷することが非効率になってきました。そこで、1998年に電子帳簿保存法が施行され、帳簿や書類の電子データ保存が許可されるようになったのです。
紙の原本を保管する必要がなくなると、物理的なファイルにまとめる管理業務や保管スペースが不要になるだけでなく、印刷するコストなども削減できるようになりました。しかし、電子データは簡単に改ざんができてしまうため、国税関係帳簿書類の電子データ保存には、本物だと確認できる「真実性の確保」と、誰でも視認できる「可視性の確保」が必要とされたのです。
なお、電子帳簿保存法は、1998年の施行以降、法改正による要件緩和を繰り返しています。今後ますます積極的なペーパーレス化や電子化への対応が求められることでしょう。
電子帳簿保存法の対象となる文書は、下記のとおりです。
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電子帳簿保存法で認められている保存区分
電子帳簿保存法で認められている保存方法には、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの方法があります。それぞれの詳細について、確認していきましょう。
- 電子帳簿等保存（区分1）
国税関係帳簿や決算関係書類は、電子データが作成された財務会計システム上で、電子データのまま保存することが認められています。タイムスタンプの付与は不要です。
- スキャナ保存（区分2）
自社が紙で作成した書類や、相手方から受領した紙の書類の写しは、スキャナを使って保存します。スキャナ保存の場合、解像度や色調など、一定以上の基準を満たさなければなりません。また、タイムスタンプを付与する必要があり、電子データを受領してからタイムスタンプを付与するまでの制限についても指定があります。
- 電子取引（区分3）
EDI（電子データ交換）での受発注や、電子メールで請求書などを受け取った場合などは、電子データとしてそのまま保存しておく必要があります。電子取引で発生する電子データには、タイムスタンプを付与することが必要です。
タイムスタンプの利用方法
電子書類にタイムスタンプを付与するには、まず下記の準備が必要です。
- 時刻認証業務認定事業者（TSA）との契約
- 認定スタンプの付与が可能な会計システムの導入
利用者がタイムスタンプを発行する手順は、下記のとおりです。
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＜タイムスタンプ発行の手順＞
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タイムスタンプサービスを利用するには、TSAに利用料を支払う必要がありますが、タイムスタンプ付与機能がある複合機や会計システムの利用料には、タイムスタンプ利用料も含まれていることが多いため、別途費用がかかることはありません。
これからタイムスタンプを利用する場合は、現在利用している複合機や会計システムがタイムスタンプの付与機能があるか、確認してみるといいでしょう。
2022年施行の改正電子帳簿保存法で何が変わった？
2022年に施行された改正電子帳簿保存法における変更項目は、下記の7つです。
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＜2022年改正電子帳簿保存法 施行事項＞
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このうち、下記2項目は特に大きな変更です。確認しておきましょう。
スキャナ保存におけるタイムスタンプ要件の緩和
スキャナ保存の場合、国税関係書類への自署が不要になります。また、最長で概ね約2ヵ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与すれば良くなり、要件が緩和されました。 電子データの修正や削除をした場合でも、その事実と内容を確認することができるか、入力期限内に電子データを保存したことが確認できるクラウドシステムなどであれば、タイムスタンプは不要になります。
電子取引における電子データ保存の義務化
インターネット取引や電子メール取引などの電子取引においては、すべての企業に対し、電子データで受け取った電子書類の紙への出力とその保存が、原則不可になります。受領した電子書類にはタイムスタンプを付与して保管をするか、データの訂正削除を行った場合は、その記録が残るシステムや訂正削除ができないシステムを利用するか、訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けをするなどの措置を講じなくてはなりません。
法改正による変更点の詳細については、下記の記事を参考にしてください。
コラム「紙保存は要注意！2022年1月1日施行の改正「電子帳簿保存法」において経理担当者が押さえておくべきポイント 〜規制緩和・規制強化の内容を総ざらい」
勘定奉行クラウドは改正電子帳簿保存法に完全対応！
2022年1月施行の改正電子帳簿保存法で、電子取引で授受した証憑の出力保存が原則不可になりました。
この点に関し、「令和4年度税制改正の大綱」において（2022年1月1日から改正電子帳簿保存法が施行されたものの）、やむをえない事情があれば、電子取引に関わる電子保存の義務化の猶予が2年間認められるようになりました。とはいえ、電子取引の電子保存対応の準備が喫緊の課題であることには変わりありません。
そこでおすすめしたいのが、最新の電子帳簿保存法にも対応している「勘定奉行クラウド」の活用です。「証憑収集オプション」を併せて利用することで、タイムスタンプを付与することも可能です。この機会にクラウド会計ソフト【勘定奉行クラウド】の導入を、ぜひご検討ください。
タイムスタンプに関するよくあるご質問
- Q．タイムスタンプとは？
- A．タイムスタンプとは、電子化された文書が原本であることを証明する技術です。電子文書にタイムスタンプが付与されると、付与された時刻に書類が存在していたことと、付与時刻以降は書類が変更されていないことが証明されます。タイムスタンプは、発行件数が年々増えており、2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法により、今後さらに利用されるようになるでしょう。
- Q．タイムスタンプの発行手順とは？
- A．タイムスタンプを発行する手順は、下記の3つです。
①利用者が電子書類を作成、保存する際に、TSAにタイムスタンプの発行を要求します。
②TSAは、電子書類のハッシュ値にタイムスタンプトークンを付与し、利用者に送付します。利用者は、タイムスタンプトークンと電子書類の原本を一緒に保存します。
③書類の送信者や受信者はTSAから鍵を受け取り、タイムスタンプトークンと電子書類のハッシュ値を照合します。
- Q．2022年施行の改正電子帳簿保存法によるタイムタンプの変更点とは？
- A．2022年に施行された改正電子帳簿保存法における変更項目は複数ありますが、特に大きな変更は「スキャナ保存におけるタイムスタンプ要件の緩和」と、「電子取引における電子データ保存の義務化」の2点です。
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■監修者 石割 由紀人 公認会計士・税理士、資本政策コンサルタント。PwC監査法人・税理士法人にて監査、株式上場支援、税務業務に従事し、外資系通信スタートアップのCFOや、大手ベンチャーキャピタルの会社役員などを経て、スタートアップ支援に特化した「Gemstone税理士法人」を設立し、運営している。 |
＜引用元＞
https://www.obc.co.jp/360/list/post71
本記事は株式会社オービックビジネスコンサルタントの許可を得て掲載しています。